Mae'r rhestr o ddogfennau. Ffurflenni a rheolau ei gyfansoddiad

Mae'r term "rhestr" yn gyfarwydd weithwyr swyddfa, nid yn unig, ond hefyd yn arbenigwyr o ddiwydiannau a sefydliadau eraill. Mae'n aml yn cael ei weld ym mhapurau'r o bwrpas arbennig, ac yn y dogfennau cysylltiedig.

Mae'r sefydliad yn gweithio yn yr archif

Unwaith y bydd y dogfennau yn cyflawni ei brif genhadaeth, maent yn dod yn fwy neu lai yn ddiwerth ar hyn o bryd. Mae rhai ohonynt yn cael eu dinistrio, ac mae'r gweddill yn cael eu hanfon at y storio arbennig, a elwir yn archifau. Yma dogfennau yn cael eu prosesu, systematized a benderfynwyd o flaen llaw ar storio cadw ar gyfer yr ystafell hon. Ystyrir bod y cam yn yr olaf yn y gwaith papur. Bydd yr holl becynnau ar oes silff, a rhestru ar wahân o ddogfennau ar gyfer storio dros dro a pharhaol, yn ogystal ag achosion ar staff. Mae pob menter (sefydliad) ar ddiwedd y flwyddyn yn casglu dogfennau swyddogol ar gyfer trosglwyddo i'r archif. Mae'r materion hyn yn cael eu Fel arfer, archifwyr cymryd rhan. Os, fodd bynnag, mae'r staffio nid oes gan y cwmni uned o'r fath, mae'r gwaith yn cael ei wneud gan arbenigwyr Adnoddau Dynol o dan arweiniad gweithwyr archif. Maent yn cynnwys y rhestr o warantau a drosglwyddir gan adrannau unigol, ar sail y sy'n cael ei ffurfio gan restr gryno o ddogfennau ar draws y fenter.

Mae set o ddogfennau i weithio

Weithiau bydd yn fater y dinesydd neu sefydliad penodol yn cyflwyno nid un ond mae nifer o ddogfennau swyddogol. Cymerwch, er enghraifft, sefyllfa lle ar gyfer creu cystadleuaeth rhwng y partïon ar y dde adeiladu i fynd i mewn i gontract. Rhaid i bob ymgeisydd ddarparu i'r Comisiwn dogfennau o wahanol fathau, cynnig, caniatáu i'r papur i gynnal gweithgareddau adeiladu, cyfansoddol a dogfennau eraill. Mae hyn i gyd yn mynd i mewn i un pecyn a chyfeiriodd at y aelodau'r pwyllgor. Y tu mewn yn rhaid iddo fod yn rhestr o'r dogfennau, sy'n rhestru popeth sy'n cael ei gyfeirio ar ran sefydliad penodol. Mae'r math hwn o restr neu gofrestr. papur o'r fath fel arfer yn cael ei wneud o batrwm penodol. Pob syml iawn. Ar frig y ddalen yn y canol ei ysgrifennu enw'r "rhestr o ddogfennau". Dim ond isod yn esbonio ble a thrwy ba sefydliad y maent wedi darparu. Yna ceir tabl sy'n cynnwys pedair colofn:

1. rhif yr archeb.
2. Enwch y ddogfen.
3. Tudalennau yn y ddogfen ac s__ po__.
4. Nifer o dudalennau yn y ddogfen

Mae'n gorffen gyda thabl crynodeb o'r llinell, sy'n dangos cyfanswm nifer y tudalennau yn y set drosglwyddir. Mae hyn yn atal y posibilrwydd o golli neu amnewid o warantau a ddarperir i'w hystyried.

gwneud Gweinidog

Gyda cofnod priodol cadw pob dogfen yn y cwmni ar ddiwedd y flwyddyn a'i phrosesu yn cael eu grwpio i mewn i waith. Cydrannau gweithgynhyrchu yn unol â'r gyfundrefn enwau a gymeradwywyd, yn ogystal â'r rheolau a dderbynnir yn gyffredinol:

1. Dogfennau yn cael eu cynhyrchu mewn blwyddyn galendr sengl. Fel eithriad yn achos papurau swyddogol y gall natur treigl yn cael eu cyfuno mewn dogfennau gwasanaeth un achos am nifer o flynyddoedd.
2. Lleoli gwarantau yn cael ei wneud o'r brig i lawr.
3. Mae'r holl daflenni wedi eu rhifo o reidrwydd. Mae hyn er mwyn sicrhau cywirdeb data yn ystod storio. Dylid rhifo yn cael ei wneud mewn pensil yn y gornel dde uchaf.
4. Os oes angen, mae'n gyfystyr â rhestr fewnol o'r dogfennau a lofnodwyd gan yr arbenigwr, ac yr oedd.
5. Papur wnïo.
6. Drawn ddalen-dyst.
7. Ar gyfer pob achos clawr yn cael ei wneud o batrwm safonol. Bydd yn cynnwys enw llawn y cwmni ac uned arbennig. Ymhellach, mae cod digidol arbennig sy'n cyfateb i'r gyfundrefn enwau. Ar ôl hynny yn dangos y dyddiad a diwedd y sefydliad yr achos. Ac ar y gwaelod labelu oes silff.

bostio

Wrth anfon rhai parseli, pecynnau neu lythyrau gwerthfawr gyda chynnwys a anfonwyd at y dogfennau rhestr eiddo. Ffurflen gellir ei gymryd mewn unrhyw swyddfa bost. Mae'n rhedeg o dan y rhif ffurflen 107 ac yn fath o ddogfen, sy'n cynnwys gwybodaeth fanwl am y nifer a chynnwys o werth. Mae pris mater yr anfonwr ei hun yn penderfynu. Os bydd yn canfod bod dogfen oedd fawr o werth, y golofn cyfatebol y ffurflen yn rhoi llinell doriad. Rhestr hymgorffori mewn amlen neu becyn yn uniongyrchol yn y swyddfa bost. adran Gweithiwr gwirio cywirdeb cofrestru a ffurf sicr sêl. Rhestr yn cael ei roi yn ddyblyg. Anfonwyd Un ynghyd â'r dogfennau ac olion angenrheidiol eraill wrth anfon y perchennog. Gwneir hyn er mwyn sicrhau bod mewn achos o sefyllfa o wrthdaro wedi gallu cadarnhau pob uned o fuddsoddiad. Ar ôl hynny, yr amlen (parsel neu'r parsel) yn cael ei selio, a'i anfon at y gyrchfan.