Ffeilio dogfennau. Sut i ffeilio dogfennau?

Cyn ymuno â'r ddogfennaeth ofynnol adnabyddiaeth fwyaf trylwyr gyda'r nifer fawr o gyfarwyddiadau angenrheidiol ynglŷn â materion o'r ddogfen a rheoli cofnodion. Mae'r normau - yn gymhleth ac yn cynnwys nifer fawr o wahanol fanylion bach a arlliwiau. Sut i hem dogfennau cornel? Mae hynny'n cynnwys rhestr sydd ynghlwm? A allaf gwnïo dogfennau cyfrifo peiriant termoperepletnoy? gweithiwr clerigol Dechreuwyr rywbeth i dorri ei ben.

Pushover?

Ar yr olwg gyntaf, y drefn o gofrestru yr achos a'i roi i mewn i'r archif eithaf syml, ond yr arfer yn dangos y gwrthwyneb. Mewn achos o dorri unrhyw un o'r rheolau y sefydliad yn y swydd bydd yn gwrthod derbyn masnach-papur, ac yn rhaid i chi ddechrau y swydd eto. Os oes sefyllfa o'r fath wedi digwydd yn eich bywyd, darllenwch ein herthygl - byddwn yn ceisio datrys y mater hwn.

Dogfennau Pam bwytho? A oes unrhyw reoliadau o dan y mae'r weithdrefn yn cael ei reoleiddio? Ie, ac maent yn niferus. Yr ydym yn sôn yn bennaf am yr argymhellion methodolegol ar reoli achosion, a gymeradwywyd ym mis Rhagfyr 2009, trefn y Archif Wladwriaeth. Yn yr ail dro - ar GOST 51,141, sy'n ymroddedig i archifo busnes a rheoli swyddfa a cynnwys yr holl ddiffiniadau a thermau angen. Yn ogystal, mae normau cyfreithiol eraill, yn ôl y mae'r ddogfennaeth traws-gysylltiedig.

Gadewch i ni ddechrau gyda'r clawr

Os bydd y theatr yn dechrau gyda awyrendy, yna mae ein gweithdrefn - nid yn unig gyda'r clawr. Ac y dewis o gardbord "crwst" - un o'r tasgau cyntaf yn y broses o "pecynnu" y ddogfen. Ar yr olwg gyntaf, ni fyddwch yn dod o hyd i gwahaniaeth rhwng llawer o fathau presennol. Ond o edrych yn agosach, eich bod yn deall bod y clawr yn safonol, nad ydynt yn safonol, ac yn cael eu defnyddio ar gyfer storio tymor hir.

Mae'r rhan fwyaf aml, gallwch gwrdd fformat clawr safonol 229h324 mm. Mae'n cael ei gymhwyso ym mhob achos lle mae maint y sampl styffylu taflenni. Os oes gan baramedrau eithaf penodol ac ymddangosiad y ddogfen am ryw reswm, yn gofyn am clawr amrywio ansafonol. Ewch i bara y meddwl yn ymwneud ag ef bod y dogfennau yn cael eu storio o 25 mlynedd neu fwy.

O dan y gyfraith, cloriau o'r fath yn cael eu gwneud yn unig o gardbord solet oherwydd fywyd gwaith sylweddol. dylid cymryd camau i warchod y math o ddogfen briodol a'i addasrwydd ar gyfer eu defnyddio ar ôl cyfnod difrifol o amser. Dogfennau a fwriedir ar gyfer cyflwyno yn yr Archifdy Gwladol, ei storio mewn clawr gwneud o ddeunydd megis cardfwrdd di-asid.

Gadewch i ni siarad am y nifer o daflenni

Cyn i chi ffeilio'r dogfennau cywir edafedd, pob un ohonynt yn cael eu hangen i gael eu hychwanegu yn y drefn gywir. Yna rhifo procedure perfformio gan pensil syml confensiynol. Y brif reol yw - mae'n cael ei rhifo rhestrau hytrach na dudalennau ddogfen. rhifolyn Arabeg osod ar bob taflen yn y gornel dde uchaf. Yn ogystal, nid yw'n ofynnol ein marciau i "gropian" ar y testun. Gan gyfanswm nifer o daflenni yn gymwys dogfennau rhestr eiddo.

Pa cynnil yn bodoli yn y rhifo? Os yw nifer y dogfennau dalennau rhydd cynnwys llythyr neu ryw fath, rhifo gyntaf gan amlen, yna trowch - pob gwreiddio yn ei taflenni. Os bydd y nifer o unedau sy'n dod i mewn - dros 250, a wnaed i rannu i mewn cyfrolau lluosog. Ac mae pob un ohonynt wedi ei rhifo ei hun.

Gall dogfennau busnes archifau Y tu mewn fod yn bresennol, sydd â'u rhifau tudalen ar wahân eu hunain, er enghraifft, cyhoeddi cylchgronau. Fodd bynnag, prosesu'r achos yn yr archifau, maent yn rhifo gan, ymhlith eraill, heb amharu ar y drefn gyffredinol.

Os restr nythu yn fformat mawr, mae'n penderfynu ehangu ac mae'r digid yn y gornel uchaf ar y dde. Bydd yn cael ei ddarparu mynediad am ddim i'r testun. Os ar unrhyw un o'r taflenni darnau o sut y mae'n amhosibl eu gwahanu gludo, pob y pecyn hwn yn cael ei rhifo fel un. Yn yr achos hwn, mae'n sicr o lunio rhestr o bob un o'r darnau gludo, sydd ar y cefn neu ar y gofod rhad ac am ddim. Dylai Arwydd o'r ddogfen ludo o sicrwydd fod yn ysgrifenedig neu yn y nodiadau at gyfanswm rhestr o nodi yr enw. Mae'r rhan fwyaf yn aml yn y buddsoddiadau hyn yn gwiriadau llawrydd, datganiadau neu luniau.

trwsiadau namau a rhestr o ddogfennau

Yn yr achos pan fyddwch yn y cwrs o weithredu ganiateir rhyw wall ddim yn rhy ddifrifol (e.e. hepgor y pâr o daflenni) yn hytrach na'r amrywiaeth cyfan eto rifo gallu defnyddio dynodiad llythyr. Yn yr achos hwn, nid yw'r rhifau ar y taflenni eraill yn cael eu newid. Dileu gwallau o'r fath yn bosib dim ond ar gytundeb gyda'r staff archif. Os bydd y gwall gros ganfod, bydd y ddogfen yn cael ei rhifo eto. Mae'r hen rifau tra groesi allan mor ysgafn ag y bo modd ac yn rhoi i lawr rhai newydd. Yn yr achos hwn, mae'r ddiweddaru rhifo eto honnir o arysgrif sicrwydd.

Heb y rhestr eiddo sydd gennych, ni fydd unrhyw archifo yn cael eu derbyn. Mae'r wybodaeth a gynhwysir ynddo, ar gyfer enw'r ddogfen, dyddiad y llun, anodi ac yn uniongyrchol tabl yn dangos y rhifau cyfresol o daflenni, mae nifer o nodiadau ac (os oes angen). Cwblhau'r holl wybodaeth am y nifer o ddogfennau ar ffurf rhifau, geiriau dyblygu, yna i gyd gydlofnodi gan y Clerc manylion Enw

Sut i ffeilio'r dogfennau edau

Gan dylai'r weithdrefn crosslinking yn sicrhau bod yr holl ddeunyddiau a'r offer angenrheidiol ar flaenau eich bysedd. Yn ychwanegol at eu busnes eu hunain angen mynawyd, nodwydd, cardbord ar gyfer ffeilio dogfennau a edafedd arbennig. Wrth i'r stocio diwethaf cortyn banc, edau difrifol neu proshivnymi L-210. math olaf a ddefnyddir ar gyfer anghenion y swyddfa yn fwy aml.

Ar ddechrau'r ddogfen yn cael eu tynnu oddi ar unrhyw glipiau papur neu wrthrychau metel eraill, yna bydd y taflenni achos yw pentwr taclus llyfn. Ar yr ochr chwith yn y cae lle yn nodwydd tair twll neu mynawyd. a'u rhoi yn y nghanol y gofod rhad ac am ddim gorau a fwriedir ar gyfer y mewnoliad chwith, hy pellter o tua un a hanner centimetrau. Mae'r arsylwi yn bwysig - oherwydd fel arall ar ôl ffeilio dogfennau byddant yn anodd eu darllen.

Awgrymiadau ar gyfer hwylustod

Os oes tyllau yn cael ymylon llyfn ar eich cyfer yn hanfodol, yn cymryd tyllwr. Ond cofiwch fod y papur gormod yn "rhy anodd". Sicrhau bod yr holl tri thwll wedi'u lleoli ar uchder unffurf a gofod ar wahân gan bellter o tua 3 cm. Dylai cyfartaledd ohonynt yn disgyn ar ganol y dudalen.

Er mwyn atal difrod i'r daflen glawr a cwymp y busnes yn cael ei argymell yn aml i osod y fflachio blaen a'r cefn yn cryfhau stribedi cardbord. Trwy bydd yn cael ei hepgor edau. Normal ei faint - 70 cm, ond ym mhob achos, mae'n dibynnu ar drwch y pentwr ..

Fel twll tyllu 3

Dyma gynnwys y algorithm hwn ffeilio dogfennau. Yn gyntaf, y nodwydd yn cael ei basio drwy ganol y tyllau, gyda chefn ddiwedd y llinyn yn parhau i fod. Ddilyn vdet ar dop ei tyllau. O ganlyniad, y ddau ben y pentwr harddangos ar daflenni drosiant gwnïo. Mae'r nodwydd yn cael ei dynnu drwy waelod y tyllau ac yn tynnu llinyn ar yr ochr blaen. Yna, unwaith eto hepgorer y nodwydd i mewn i'r twll ganolfan. Felly mae ein edefyn Tynnwyd drwy'r holl dyllau angenrheidiol, ac wedi hynny y ddau ben wedi eu cau i gefn y ddogfen cwlwm cryf. Gefn yn dod i ben hyd o tua 5 cm.

Uniongyrchol ar y cynulliad yn gludo darn o bapur gyda'r geiriau o sicrwydd. Isod, rydym yn edrych ar y dechnoleg ei gynhyrchu.

Gellir gweld y ddogfen yn cael ei gwnïo a gyda 4 twll. Sut i wneud hynny? Nid yw'r drefn yn gymhleth. Mae pedwar tyllau yn cael daro fertigol gymesur gyda'r trefniant ar echel cyffredin. Gadael yr edefyn gynffon ar ochr gefn yr agoriad cyntaf, cynnal pwythau firmware yna clymu cwlwm fel y disgrifir uchod. Dylid Firmware ei ddyblygu ddwywaith er mwyn sicrhau gwydnwch a dibynadwyedd.

o arysgrif sicrwydd

Y cam nesaf ar ôl y rhifo a'r firmware - cyflenwi ein busnes o arysgrif sicrwydd. Beth yw e? Mae'r sticer cm maint 4x6 gyda'r testun "strung gyda'i gilydd a thaflenni rhifo ..." (eu rhif yn cael ei nodi gan nifer, a geiriau). datgan ymhellach y sefyllfa y gweithiwr, os gwelwch yn dda dogfennu y dyddiad a llofnod personol. Os ydych am i selio'r ardystio, rhaid nodi hefyd. Mae'r arysgrif yn gludo ar ben y nôd clymu i ni awgrymiadau y ffilamentau y mae'n rhaid yn yr achos hwn yn parhau i fod am ddim. Llofnod peri ar ddiwedd y weithdrefn, pan fydd y glud wedi sychu. Gwneir hyn i atal rhag lledaenu. Argraffu (os o gwbl) osod rhan i'r gyfran daflen ar y label ei hun.

A dim ond ar ôl llawer bwytho, rhifo, selio lofnodi a'i selio, gellir ei anfon at yr archif.

Yfed o arysgrif sicrwydd wedi i fod yn ddifrifol ac yn sylwgar. Hi - dogfennu tystiolaeth o achos imiwnedd. Mewn achos o dorri ei gyfanrwydd neu ddogfennu na all y duedd yn cael ei cyrff rheoli dderbyn, neu efallai ei herio yn y llys.

Beth a pham gwnïo

Mae'n orfodol pob dogfen styffylu, ddyledus ar gyfer ffeilio yn yr archif, neu yn unrhyw un o'r cyrff arolygu y mae'r awdurdodau treth, cronfa bensiwn a llawer o'r fath. Ni allwch fynd yn ôl y dogfennau gludo neu styffylu gan ddefnyddio styffylwr. Fel y nodwyd eisoes, yn achos trafodion nad ydynt yn cydymffurfio yn eich syml ni fydd yn derbyn.

gweithdrefnau o'r fath yn ddogfennau pwnc yn bennaf yn perthyn personél a chyfrifo. Bydd y rhai sydd wedi cwblhau'r gwaith o brosesu y flwyddyn yn ddiweddarach ar gadw yn archif y sefydliad neu fenter. Mae'r sefydliadau archifol arbennig yn trosglwyddo'r achos gyda'r cyfnod cadw cyfreithiol blaenorol. Mae'n cael ei bennu gan y gyfraith, yn dibynnu ar y math o ddogfen. Er enghraifft, mae'n ofynnol o leiaf 75 mlynedd i gadw cofnodion notarial, llyfrau a dogfennau y cyfrif economaidd gwybodaeth personél.

Mae bywyd silff o lluniadau dylunio yn llawer llai - dim ond 20 mlwydd oed. dogfennaeth Photo gwneud i ofalu am 5 mlynedd. Bydd y sefydliadau archifol eu hadneuo yn achos y ddau mentrau cyhoeddus a phreifat. Mae'r dasg o unrhyw actorion di-wladwriaeth - i ddod i'r casgliad gyda'r gwasanaeth archifol Ffederal y contract hwn.

Dylid cofio bod y ddogfen firmware cywir wedi dim ond un cyflogai, sydd â rhwymedigaeth hon a nodir yn y swydd-ddisgrifiad. Yn achos dogfennau cyfansawdd o ansawdd isel yn cynnig rhai sancsiynau, yn enwedig yn achos newidiadau neu ddiffyg rhai tudalennau pwysig.

Gadewch inni ddychwelyd at y Binder dechnoleg

Mae'r dulliau traws-gysylltu uchod-a ddisgrifir yn addas ar gyfer y ddau wrth gefn ac arolygu treth. Ond dylai ffeilio dogfennau cyfrifeg, ei storio am amser hir (dros 10 mlynedd) fod yn arbennig o gryf - yn aml ar 5 tyllau. O sicrwydd arysgrif yn cael ei wneud ar bapur sidan arbennig, er mwyn glir sticer gweladwy lleoli o dan yr uned ac nid oes amheuaeth ynghylch uniondeb y ddogfen.

Os yw'r amodau y tyllwr swyddfa punchers deunydd ysgrifennu confensiynol, yna, os oes angen, i gyhoeddi llawer iawn o ddogfennau papur (er enghraifft, mewn argraffu) yn defnyddio offer proffesiynol ar ffurf peiriannau Drilio neu peiriant rhwymo. mecanweithiau o'r fath wedi pŵer difrifol a gall fod naill ai'n ac offer gyda gyrru trydan a weithredir â llaw.

mecanwaith peiriant

Mae sail systemau neu peiriannau hyn - y dull clasurol o ddefnyddio ffynhonnau. peiriant rhwymo llyfrau o'r fath yn cael ei offer gyda dyfais ar gyfer y perforation. mecanwaith arall o'r ddogfen ar y gwanwyn sgiwer o blastig, ar ôl y top a gwaelod yr uned ychwanegwyd cardbord neu gorchuddion plastig.

Y fantais o peiriant rhwymo yw'r posibilrwydd o bondio dogfennau mawr iawn. Efallai y bydd y trwch y bloc fod hyd at 500 o dudalennau. A hefyd - y gallu i ddileu neu ychwanegu tudalennau a thaflenni ddogfen rhwymo yn barod. Yr anfanteision yn eithaf difrifol, ac nid yw'r cymhlethdod yn rhy cryfder uchel.

Os bydd y peiriant rhwymo llyfrau ar gyfer ffeilio dogfennau offer gyda ffynhonnau metel, sy'n cael ei osod i gam penodol a punched tyllau, yn y drefn honno, iddo, mae'r blociau papur yn cael eu gwisgo ar ddur gwanwyn hyblyg, sydd wedyn yn cael ei gywasgu a'i gloi. Manteision y cyfarpar gyda ffynhonnau metel - ffurf derfynol yn fwy daclus a dibynadwyedd gwell o gymharu â'r rhwymiad o ffynhonnau plastig. Ond ar yr un pryd i roi neu gael gwared ar y taflenni heb niwed amhosibl.

Yn ychwanegol at y gwanwyn, mae dyfeisiau sy'n gweithredu ar yr egwyddor y rhwymiad i'r crib plastig, y mae'r dannedd Crychu. Mae yna hefyd rhwymol ar y droell, gyfarwydd i ni ar y calendr desg, llyfrau nodiadau a dyddiaduron. Wedi dyrnu tyllau ynddynt clwyf troellog (3-4 troi llaw, a'r llall yn awtomatig).

Nid yw cynnydd yn sefyll yn llonydd

Beth yw thermol rhwymo? Mae'n peiriant modern ar gyfer ffeilio dogfennau, a all fod yn gyflym ac yn eu cysylltiad heb fod yn rhydd. Gyda termoperepletnyh peiriant yn gallu cwblhau nifer fawr o ddeunyddiau, yn ogystal â llunio copïau unigol. Mae'r amrywiad yn arbennig o addas adroddiadau, contractau a deunyddiau hyrwyddo bostio.

peiriant o'r math hwn sy'n gweithio trwy ddefnyddio termokoreshkov rhwymo a termooblozhek cael liwiau a meintiau gwahanol. Yn dibynnu ar y nifer o daflenni a ddewiswyd termooblozhka achos drwch penodol, yna ei roi i gyd at ei gilydd yn y peiriant. Mae ochr fewnol y pen gorchudd haen fflwff o gludiog polymerig. Mae'r peiriant yn cael ei ddarparu gydag elfen gwresogi y mae'r polymer wedi toddi ac mae'r taflenni i gyd yn cael eu selio mewn haen poeth.