Sut i ysgrifennu Canllawiau a Pholisïau llythyr busnes

Priodoledd hanfodol o unrhyw fusnes yw ohebiaeth fusnes. Gweithwyr o bob cwmni i gyfathrebu â chydweithwyr a chwsmeriaid, gyda chyflenwyr a chwsmeriaid. Yn gyffredinol, yn y drefn ddyddiol o unrhyw swyddfa yn sicr yn cynnwys cymryd rhan ym mhob gohebiaeth.

Er gwaethaf y ffaith bod y rhan fwyaf o'r cyflog dyddiol y gweithwyr mewn mentrau a sefydliadau anfon a derbyn nifer o adroddiadau, nid yw pob un yn cadw at y rheolau a'r rheoliadau a sefydlwyd pan fyddant yn cael eu creu. Mae'n troi allan yn gymwys ac yn gywir i ysgrifennu nid llythyr busnes mor syml. Mae yna nifer o ofynion a thempledi a ddefnyddir yn y byd a llif gwaith cysylltiedig. Mae hyn yn cynnwys rheolau ar gyfer ysgrifennu llythyr busnes, yn ogystal â phwyntiau allweddol ynglŷn â'r dyluniad.

Cyfansoddi neges mewn trydydd parti neu dim ond cydweithiwr mewn adran cyfagos, dylid cadw at arddull llym (ac eithrio ar gyfer gohebiaeth cyfeillgar, lle nad oes unrhyw gyfyngiadau o'r fath). Peidiwch â defnyddio geiriau rhy emosiynol hyd yn oed i ddisgrifio pwysigrwydd y fargen neu'r chyffro y cynhyrchion profi. Dylai llythyr busnes fod yn glir, yn gryno ac yn deg gynnil.

Dylai'r neges ddechrau gyda'r gyrchfan. Os yw'n cael ei fwriadu ar gyfer cyflogai y tu allan i sefydliad fod yn siwr i nodi ei enw, lleoliad y derbynnydd, yn ogystal â'i enw. Pan fydd y ddogfen o fewn y cwmni, yn ddigon o enwau gyda llythrennau cyntaf (gallwch ychwanegu a sefyllfa). Dylai llythyr busnes i drydydd parti yn cael ei wneud ar y pennawd llythyr (pa un a fydd yn cael ei anfon yn electronig neu ar bapur). Yn ei absenoldeb, gallwch bwyntio at "cap" fanylion y ddogfen anfonwr.

Cyn i chi ddechrau ysgrifennu testun, mae angen i chi feddwl am y strwythur, yn amlinellu'r prif bwyntiau a phwrpas ysgrifennu. Yn yr achos hwn, mae'r broses o ysgrifennu llawer symlach. Edrychwch ar llythyr yn cael ei llofnodi, lle nad yw'r pwynt yn unig yw enw'r anfonwr, ond hefyd y sefyllfa, yn ogystal ag enw'r cwmni mae'n ei gynrychioli.

Pan fyddwch yn anfon cynnig i gwsmer neu bartner posibl yn y pen draw, mae'n hanfodol i ddiolch i chi am eich cydweithrediad ac yn gobeithio ar gyfer gwaith pellach ar y cyd.

Yn ychwanegol at y rheolau a ddefnyddir mewn gohebiaeth busnes, mae yna argymhellion hefyd. Er enghraifft, unrhyw ddogfen cyfeirio at berson penodol, mae'n dechrau gyda'r gair "annwyl" yn dangos enw llawn, nid llythrennau cyntaf. Nid oes angen i ddefnyddio byrfoddau mewn llythyrau, er enghraifft, i ysgrifennu "SW." Neu gostwng y sefyllfa y derbynnydd, ei le gwaith.

Y rhan fwyaf anodd ei ystyried i fod yn ddogfen ryngwladol, gan fod gan bob wladwriaeth ei naws ei hun o gyfathrebu, ac nid yw'r iaith sy'n angenrheidiol i gyd-fynd â phartneriaid tramor bob amser yn glir i'r casglwr y llythyr, felly mae'n angenrheidiol i ddefnyddio cyfieithwyr. Cyn i chi llogi gwasanaethau arbenigwr o'r fath, dylai egluro a oedd yn gwybod sut i ysgrifennu llythyr busnes yn Saesneg, ac yr ydym yn sôn am gyfieithu llythrennol banal. Os yw dogfen tramor yn cael ei gynllunio i gefnogi drwy'r amser, yn cymryd yn well y staff, gwybodaeth ddigonol o ieithoedd tramor, i'w wneud yn llythyr busnes.

Yn gyffredinol, ar sut y bydd y ddogfen yn cael ei wneud a sut haddurno, mae'n dibynnu i raddau helaeth ar gyflawni amcanion. Felly, mewn unrhyw achos nad yn tanbrisio pwysigrwydd arferion busnes wrth gyfathrebu.