Dogfennau electronig rhwng sefydliadau: sut mae'n gweithio?

rheoli dogfennau electronig (EDM) - yn ffordd gyflym i rannu gwybodaeth yn seiliedig ar y defnydd o ddogfennau electronig gyda llofnodion rhithwir. Mae wedi hir ers cael ei gydnabod yn y gwledydd datblygedig y byd fel offeryn effeithiol ar gyfer y busnes gweithredol.

galon

dogfennau electronig rhwng sefydliadau - cyfres o brosesau ar gyfer creu, prosesu, gweinyddu, trosglwyddo, caffael, cynnal a chadw, defnyddio a dinistrio dogfennau. Mae'r holl prosesau hyn yn cael eu cynnal ar ôl gwirio cywirdeb a chadarnhad o dderbyn y dogfennau.

Rheolau cylchrediad dogfennau rhwng endidau cyfreithiol yn cael ei wneud gan gytundeb y partïon. Cyfnewid gwybodaeth yn cael ei wneud trwy gyfrwng cyfleusterau telathrebu, a dogfennau storio ar gyfryngau electronig. Ni ddylai oes silff y wybodaeth cyfrifydda yn fwy na hynny sy'n cael ei osod ar y lefel deddfwriaethol.

Gall sefydliadau gyfathrebu â'i dogfennau ffurfiol ac anffurfiol eraill gyda llofnodion y cyfranogwyr. Yn y sector busnes gall hyn gynnwys: anfonebau, cytundebau, anfonebau, contractau, cytundebau, gorchmynion, hysbysiadau, pwerau atwrnai, ac ati Gall gwybodaeth gael ei drosglwyddo ar ffurf testun, tablau a ffeiliau graffig.

Diben cyflwyno EDI

Mae rhagofyniad ar gyfer cyflwyno EDI fydd:

• lleihau gwaith arferol;
• lleihau colli dogfennau;
• "Tryloyw" yn gweithio gyda dogfennau;
• cynyddu disgyblaeth perfformiad - datgelu'r dogfennau o fewn amser penodedig, ac ati ...

Ymhlith y targedau meintiol y gellir eu nodi fel a ganlyn:

• Lleihau'r amser i brosesu'r ddogfen 10 gwaith.
• Gostwng y treuliau swyddfa yn ei hanner.

dogfennau electronig rhwng sefydliadau: sut mae'n gweithio

Yn unol â'r gyfraith ddomestig, dogfennau electronig rhwng sefydliadau yn cael ei gynnal gyda chaniatâd y ddwy ochr. Ar gyfer cyfnewid data, mae'n angenrheidiol bod yr holl gyfranogwyr yn cael eu cysylltu â'r cyfarpar y gweithredwr. Nesaf, mae angen i'r defnyddiwr i anfon cais i ychwanegu at y rhestr o wrthbartïon. Ar ôl y gall cyfranogwyr system cadarnhad cyfathrebu.

Bydd yn rhaid modiwl EDI i gyflawni'r swyddogaethau canlynol:

• Gwahodd gwrthbartïon i gyfnewid data.
• Cynhyrchu llyfr cyfeiriadau.
• Integreiddio gyda meddalwedd cyfrifo fel 1C.
• Llofnodwch a amgryptio dogfennau.
• gohebiaeth strwythur.
• Monitro statws y llythrennau.

dogfennau electronig rhwng sefydliadau ei ddefnyddio tystysgrifau. Cysylltu â gweinydd a dilysu ei berfformio drwy dystysgrif digidol personol. llofnod electronig yn cael ei roi i bob defnyddiwr ar y system, storio ar gyfryngau electronig a ddiogelir a chod PIN Token. Mae'n rhaid i'r defnyddiwr roi eu cyfrinair mewngofnodi i'r swyddfa personol. Dim ond ar ôl y bydd yn cael mynediad at eu dogfennau.

Cychwyn proses o gyfnewid y gall unrhyw aelod o'r corff, cysylltu â'r system. Cyn i chi anfon dogfen i barti arall, rhaid iddo gael ei lofnodi gyda llofnod electronig. Mae'r llawdriniaeth yn cael ei berfformio drwy gyfrwng "Crypto" rhaglen. Mae'r ddogfen wedi'i anfon drwy EDI. gweithiwr gontractwr yn cael hysbysiad o ddogfen newydd. Os bydd yn derbyn hynny, mae hefyd yn rhoi EDS. Os ydych am wneud newidiadau i'r ddogfen, mae'n creu ei fersiwn electronig newydd. Ar ôl cwblhau'r olygu ydych am arbed unrhyw newidiadau gan ddefnyddio'r llofnod electronig. Yna, caiff y ddogfen yn cael ei anfon at y newidiadau i'r gwrthbarti. Lle bo angen i sicrhau bod gwybodaeth paru electronig.

Os ydych am wneud newidiadau unwaith eto, yna bydd y weithdrefn cyfan yn cael ei ailadrodd eto. Os nad yw hawliadau i'r fersiwn newydd yn bresennol, mae'r ddogfen yn cael ei barchu. Ystyrir bod y sampl derfynol wedi ei llofnodi gan ddau lofnod electronig. fersiynau dogfen ce storio ar y gweinydd ac ar gael i'w gweld. Unwaith y bydd y sampl yn cael ei roi statws y presennol, i ddiwygio, ni fydd y ddogfen yn gweithio. contractau rhwystredig o ystyried statws "ganslo". Dyma sut i wneud dogfennau electronig rhwng sefydliadau.

offer

Beth sydd ei angen ar gyfer dogfennau electronig rhwng sefydliadau? Yn gyntaf, rhaid i chi ddewis darparwr gwasanaeth ac i osod meddalwedd arbennig i gyfnewid gwybodaeth. Yn ail, gyda phob gwrthbarti mae'r sefydliad yn bwriadu ag ef i gynnal e-bost, bydd angen i chi lofnodi'r "Cytundeb ar gyfnewid dogfennau electronig."

Mae hefyd yn angenrheidiol i sefydlu gweinydd EDI y gellir storio'r holl ddogfennau. Gall fod mor offer cwsmer, a "cwmwl" storio. Mynediad i ddata o'r tu allan i'r system drwy'r cais, sy'n cael ei osod ar yr offer y sefydliad. rhyngweithio Cyfrifiadur gyda'r gweinydd yn cael ei wneud dros HTTP gyda amgryptio SSL dewisol 128. Mae mynediad at ddogfennau yn cael ei wneud yn unig drwy'r rhyngwyneb y cais ac ar ôl mynd heibio i'r dilysu.

prosiect EDC

Gall y prosiect awtomeiddio broses bara o sawl mis i nifer o flynyddoedd. Tymor yn dibynnu yn uniongyrchol ar y nifer o brosesau y mae angen awtomeiddio, adnoddau a gallu ariannol y sefydliad. cylched BYR gweithredu EDC fel a ganlyn:

• Creu gweithgor.
• Ffurfio nodau, terfynau amser a chyllideb.
• Mae astudio prosesau presennol.
• Datblygu swydd.
• system Vyrob EDI.
• Llofnodi'r cytundeb ar y DHW ar waith.
• Mabwysiadu'r rheoliadau.
• Llenwi o gyfeirlyfrau system.
• hyfforddiant staff.
• Cynnal profion rhagarweiniol.
• Mae'r cyhoeddiad ar y gorchymyn SED ar waith.
• Datblygiad pellach o feddalwedd a gwaith rheolau.
• Mae lansiad y prosiect peilot.
• pontio ar raddfa lawn i EDI.

gwallau gweithredu EDI

Yn y broses o awtomeiddio o'r dogfennau dylid rhoi sylw arbennig i'r prosesau y mae'r gyfraith yn mynnu presenoldeb cludwr bapur. dogfennau papur ddyblyg yn electronig yn amhosibl. Mae hyn yn sylweddol arafu'r broses o waith ac yn achosi agwedd negyddol tuag at awtomeiddio yn y broses gyfan. Ar gyfer y gwaith o greu gwaith deuol nad oes unrhyw un yn talu ar waith.

Yn y broses o weithredu'r rheoliadau newydd Dylid datblygu i weithio gyda dogfennau, hyfforddi staff, a dim ond wedyn yn cymryd rhan mewn gweithredu llawn. Gellir cyflawni hyn dim ond os i gyfleu i weithwyr y manteision o ddefnyddio technolegau newydd.

Camgymeriad arall poblogaidd - Astudiaeth gwael i ofynion SED. Os oes rhaid i ddefnyddwyr i weithio mewn system heb ei gyflunio, yna bydd y broses EDI yn wahanol i'r hyn a fabwysiadwyd yn y sefydliad.

dogfennau electronig rhwng sefydliadau: y manteision a'r anfanteision

manteision:

• Gostyngiad i anfon y dogfennau gwreiddiol erbyn costau post.
• Arbed lle ar gyfer storio dogfennau. Mae'n cael ei storio i gyd ar ffurf electronig.
• Hawdd i'w defnyddio. Anfon y ddogfen yn cael ei berfformio o un lleoliad. Mae chwiliad cyflym o ddogfen gario gan y statws (a anfonwyd, a dderbyniwyd ac a dderbyniwyd gan r. D.).
• cyflwyno Instant. Mae'r holl wybodaeth yn cael ei anfon at y derbynnydd mewn ychydig eiliadau.
• Ni all y ddogfen yn cael ei golli hyd at ddod i ben ei storio yn y system.

anfanteision:

• I ddefnyddio'r cynnyrch, rhaid i chi brynu trwydded sy'n costio arian.
• Cyfathrebu'n aml dim ond rhwng cyfranogwyr o'r un system.
• dogfennau electronig rhwng sefydliadau yn 1C neu ddefnyddio unrhyw feddalwedd arall yn wahanol i'r cynllun a ddefnyddiwyd yn flaenorol. Gyda chyflwyniad y algorithm newydd, holl weithwyr yn cael gwestiynau am gynnal busnes.
• offer technegol. Cyn angen cyflwyno sefydliad EDI i brynu offer ac i baratoi staff i reoli'r system newydd.
• EDM cael ei berfformio gan ddefnyddio llofnod electronig, dilysrwydd sydd 1 flwyddyn. Mae angen monitro a diweddaru'r tystysgrifau brydlon. Mae hefyd yn angenrheidiol i reoli gweithredoedd tystysgrifau contractwyr, er mwyn osgoi problemau gyda'r dreth.

rheoleiddio cyfreithiol

Pa weithredoedd normadol reoleiddir dogfennau electronig rhwng sefydliadau? deddfwriaeth Rwsia yn cynnwys y Ffederal Law №63 «Ar llofnod electronig", y rheolau y dogfennau yn y Gwasanaeth Treth Ffederal yn cael eu cofrestru yn y drefn y Weinyddiaeth Gyllid Rhif MMV-7-2 / 168. Sefydliadau Mae EDI rhwng gorchmynion ar sail Cyllid № 50N. Telerau dogfennau cyfrifeg sylfaenol cyfnewid ar ffurf electronig a ragnodir yn y nifer Ffederal Gorchymyn Gwasanaeth Treth MMV-7-6 / 36 @. Dylai pob gweithredwr yn y gweithgareddau broses EDM yn cael ei arwain gan y Gorchymyn y Gwasanaeth Treth Ffederal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dogfennau electronig rhwng sefydliadau "VLSI" yn rhoi'r manteision canlynol i gwsmeriaid:

• A all anfon dogfennau i unrhyw sefydliad sydd wedi'i gofrestru ar y diriogaeth y Ffederasiwn Rwsia. Os nad yw'r gwrthbarti yn barti i'r system "VLSI", y gweithiwr yn syml gysylltu â chynrychiolydd y sefydliad a bydd yn anfon e-bost gwahoddiad i gymryd rhan yn y system. Yn syth ar ôl y cadarnhad y bydd y cyfnewid gwybodaeth rhwng y cyfranogwyr yn cael ei wneud heb gyfryngwyr.
• Nid yw gosod meddalwedd ar gyfrifiadur yn angenrheidiol. Digon i gael fersiwn cyfredol eich porwr a mynediad i'r Rhyngrwyd.
• Gweithio gyda'r data Nid oes angen rhaglen arbennig. Os paratowyd yr adroddiad yn wreiddiol yn y meddalwedd trydydd parti, megis 1C, mae'n bosibl ffurfweddu'r integreiddio â system "VLSI".
• Nid yw'r ffurflen safonol y ddogfen wedi ei osod. Gallwch anfon testun, ffeiliau taenlen, delweddau ac ati. D.

SKB "Kontur"

Un o'r datblygwyr meddalwedd cyntaf yn Rwsia hefyd yn cymryd rhan yn y cyflenwad o offer, y mae'r dogfennau electronig rhwng sefydliadau. "Contour" DiaDoc datblygu system a ddefnyddir i gyfnewid dogfennau electronig. Un o nodweddion y system yw y gall mynediad at y data ar gael dramor. At y diben hwn mae'r cwmni wedi datblygu yn y tariffau crwydro. Os dymunir, data mynediad mono trwy API.

Beth sydd ei angen arnoch chi?

I gysylltu EDI, mae angen i gwmnïau i brynu:

• meddalwedd trwyddedig;
• gweinydd;
• uwchraddio cyfarpar;
• hyfforddi staff;
• addasu ac integreiddio ECM i'w defnyddio gyda cheisiadau mewnol.

Mae angen buddsoddiadau o'r fath i'w gweithredu er mwyn cysylltu'r dogfennau electronig rhwng y sefydliad? Mae'r cynnwys yn y gost o ymgynghori â'r cymorth technegol, a diweddariadau meddalwedd SED - yr ail gam o fuddsoddiad. Bydd yn rhaid i'r costau i dalu bob mis.

casgliad

I gymryd lle bapur-e-bost yn cyrraedd. Mae'n nid yn unig yn lleihau cost y sefydliad i gynnal y prosesau, ond hefyd yn cynyddu effeithlonrwydd y busnes yn ei gyfanrwydd. I EDI gweithredu'n llwyddiannus, mae angen i chi lunio glir amcanion a gweithrediad y system i addasu'r offer yn gywir.