Beth yw rheoli dogfennau electronig

Mae'r ffaith bod 10 mlynedd yn ôl yn ymddangos yn eithriad i'r rheolau, yn awr yn dod yn norm. Mae hyn yn berthnasol i gymaint o feysydd bywyd dynol - yn enwedig y sector busnes.

Wedi'r cyfan, ni waeth pa mor gyflym paced cynnydd, y dogfennau yn ac yn dal yn bwysig iawn, efallai hyd yn oed y rhan bwysicaf o'r gweithgareddau economaidd a masnachol, megis mentrau mawr, ac entrepreneuriaid preifat nad oes ganddynt hyd yn oed y gweithwyr. cadw cofnodion electronig - term sy'n cael ei ddefnyddio fwyfwy ym mhob maes gweithgarwch, ac nid oes unrhyw un yn synnu.

Pam? Gan fod y dogfennau yn llythrennol camau atgyweiria y broses gyfan o weithgarwch, yr holl wybodaeth angenrheidiol ar gyfer gwaith effeithiol.

Dogfennau, yn enwedig gyda'u niferoedd mawr, wedi bod yn hir yn fath o yn faen tramgwydd ac yn achos jôcs mor ddoniol, ac nid felly.

Colli dogfennau, oedi a gwallau yn eu dyluniad daeth yn fath o draddodiad drist. Er mwyn osgoi problemau uchod maximally ac i gyflymu'r broses dokumentoobrazovaniya, mae'r rhan fwyaf o'r mentrau mawr a chanolig wedi bod yn weithgar yn symud i rheoli dogfennau electronig a rheoli dogfennau electronig yn gyffredinol.

Mae'r ddau gysyniad, er deillio oddi wrth ei gilydd, ond yr un fath i gyd, nid yr un fath. Gwaith papur - proses greu dogfen uniongyrchol a threfnu gwaith gydag ef chwiliad pellach, storio a rheoli symudiadau.

Sef, y broses o symudiad yn yr hyn a elwir yn gyffredin yn ddogfen o'r eiliad y creu neu bapur derbyn cyn diwedd arno.

Mae hyn yn un gwaith gan ei fod yn rheoli'r broses a elwir yn y weinyddiaeth swyddfa.

Yn swyddogol, terminoleg hyn yn swnio braidd yn frawychus, ond mewn mentrau mawr digonedd o ddogfennau papur ac yn edrych am dynnu llawer o broblemau, bach a mawr. A dyna beth sy'n gwneud hyd yn oed y mwyaf ceidwadol arweinwyr i gyfieithu eu gwaith papur mewn rheiliau electronig, sy'n cynnwys yr holl broses "ac o".

Ond, mae'n troi allan, yn ei wneud yn y gwledydd ôl-Sofietaidd Nid yw mor hawdd! Am gyfnod hir y cadw ar y naill law cofnod electronig - Croesawyd, ar y llaw arall - nid yw wedi cael digon o rym cyfreithiol. Mae'r sefyllfa wedi hwyluso'n fawr cyflwyno llofnod electronig, sydd wedi dod yn rhyw fath o warant o dilysrwydd a dilysrwydd y ddogfen.

anawsterau technegol yn dal cryn dipyn. Gan ddechrau o ddiffygion meddalwedd ac yn gorffen gyda pholisïau mewnol amrywiol fentrau (yn enwedig breifat). Wedi'r cyfan, ar gyfer cyfnewid briodol o ddogfennau ar ffurf electronig, yn y modd hwn y dylai weithio ddwy gwrthbartïon, a oedd yn ymarferol nid yw bob amser yn digwydd.

Oherwydd hyn, a hefyd oherwydd yr awydd ceidwadol i "wneud yn ddiogel" dogfennau electronig yn aml yn adneuwyd ar y silffoedd ar ffurf eu copïau papur. Ond o hyd, maent yn dod yn llai amlwg. Mae hyn, ynghyd â'r awtomeiddio creu dogfennau a helpu i reoli ei symudiadau, yn gwneud y broses llif gwaith sylweddol gyflymach gyfan, sy'n golygu - effeithiol. Yn ogystal, yn arbed lle yn yr ystafell yn sylweddol.